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伝わる資料をつくるための7つのポイント

ビジネスパーソンにとって、
資料をつくることは、仕事の基本である。

でも、つくり方をきちんと教えてもらえる機会は非常に少ない。

自分の企画やアイデアを会議で発表する…
関係者を説得したり、理解を求める…
プロジェクトの目的、ゴールなどをメンバー全員に伝える…

いかなるビジネスパーソンも、
何かを「伝える」場面を避けては通れない。

伝えるために大切なのは、「伝わる資料」である。

伝わる資料をつくるために重要なポイントは、以下の7つである。

1.伝えたいことを発散する

自分が伝えたいと思うことを、思いつくままに書き出してみる。

2.主張と要求を明らかにする

「自分が言いたいこと」と「受け手にしてほしいこと」を一言で表わす。

3.受け手の状態を明らかにする

「受け手」は誰か、何を期待しているのか、を整理する。

4.シナリオを組み立てる

「シナリオ」を作って、各スライドにメッセージを書く。
1枚のスライドに主張は1つが原則。

5.ラフスケッチを描く

パワーポイントにする前に、「ラフスケッチ」を手書きする。

6.電子データ化する

パワーポイントでスライドを作り、電子データ化する。

7.寝かせてからチェックする

一晩寝かせてから、受け手の気持ちで読み返してみる
受け手に伝わりにくいシナリオや抜け漏れが見えてくる。

いかなるビジネスパーソンも、何かを「伝える」場面を避けては通れない。

まず、伝わる資料をつくることを意識する。
そして、7つのポイントを念頭に、
面倒がらずに着実に一歩ずつ駒を進めよう。

その継続が、相手に伝える力をつける一番の早道である。

責任者プロフィール
竹村孝宏

中小企業診断士、キャリアコンサルタント、産業カウンセラー。大阪市立大学商学部卒業、豪州ボンド大学大学院経営学修士課程(MBA)修了。
㈱デンソーで企画、営業、人事、中国上海駐在を経験、「低コストプロジェクト」で社長賞を受賞するなど活躍した後、独立。現場での多くの経験をベースにした実践的コミュニケーション、モチベーションアップを軸としたプログラムを提供している。日経クロステックに連載中。著書は、「仕事が速い人は何をしているのか?ビジネスフレームワーク活用法」(セルバ出版)
「30代リーダーのための聞く技術・伝える技術」(中経出版)等、多数。

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