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ToDoリスト不要!「A4トランプ」でタスク管理

せっかくToDoリストをつくったのに、予定外のタスクがどんどん出てきて、

いつの間にかリストが有名無実化、そして1日が終わる…

日々、ToDoリストの管理で悩むビジネスパーソンは少なくない。

ToDoリストを使わずに、タスク管理を効果的に実施する方法の1つとして、

「A4トランプ方式」がある。

会議の準備資料、企画書作成のための情報収集、至急対応が必要な案件など、

職場のたいていの書類はA4サイズである。

A4トランプ方式での管理とは、
それらの書類をそのまま「トランプ」のように使うことである。

このとき守るルールは、3つ。

1.A4トランプ1つにつき、タスクは1つだけ。

2.電話での依頼なども用紙に転記してA4に合わせる。

3.1つのタスクに複数の書類がある場合は束ねておく。

A4サイズにした全てのタスクが出そろったら、

先に取り組むべきタスクから順に並べ換えをしていく。

先にやるものは前へ、後にやるものは後ろへと並べる。

すべてのタスクの並べ換えが終われば、

目の前に、ToDoリスト代わりのA4トランプの束が完成している。

実行する順に並べ変えた「トランプ」が、重ねた状態で自分の前にある。

あとは一番上にあるタスクから順に片づけていくだけである。

A4トランプ方式には次にようなメリットがある。

1.ToDoリストをつくる必要がない

A4トランプ方式を使えば、わざわざToDoリストを作らなくても、

手元にある書類やメモなどがそのままToDoリスト代わりになる。

仕事が終わったときに、明日のタスクの並べ換えをするだけで、

翌日のToDoリストが自動的に完成するのである。

2.予定外の仕事に対応しやすい

予定外の仕事が発生したときにもすぐ対応できる。

発生したタスクはA4の紙の状態にし、

何番目にやるかを考えて、手持ちのA4トランプの中に組み込むだけ。

電話でのメモをA4の裏紙に書けば、メモ自体がトランプになる。

順番を変えるだけで、ToDoリストへの追加と書き換えができたことになり、

予定外の仕事で管理を乱されることなく対応できるのである。

3.紙の量によってタスクの量を実感できる

A4トランプ方式は「紙」そのものを管理するので、仕事量が見てわかる。

あえて目障りな状態で管理することで、全体像がいやでも把握しやすくなる。

また必要書類が手元に揃っているので、書類を見れば詳細がすぐにわかる。

すなわち、書類を探す無駄がなく作業に入ることができるのである。

A4トランプ方式による管理は、
タスクの管理工数削減や抜けモレ防止などにも効果がある。

ぜひ意識的に取り組むことで仕事力の向上につなげてほしい。

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責任者プロフィール
竹村孝宏

中小企業診断士、キャリアコンサルタント、産業カウンセラー。大阪市立大学商学部卒業、豪州ボンド大学大学院経営学修士課程(MBA)修了。
㈱デンソーで企画、営業、人事、中国上海駐在を経験、「低コストプロジェクト」で社長賞を受賞するなど活躍した後、独立。現場での多くの経験をベースにした実践的コミュニケーション、モチベーションアップを軸としたプログラムを提供している。日経クロステックに連載中。著書は、「仕事が速い人は何をしているのか?ビジネスフレームワーク活用法」(セルバ出版)
「30代リーダーのための聞く技術・伝える技術」(中経出版)等、多数。

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