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段取り上手になるためのコツ

組織・チームの中では、メンバー一人ひとりの努力には限界がある。

メンバーが必死に仕事を効率化しても、
リーダーが段取りや仕事のさせ方が悪ければ、
すべて台無しになってしまう。

仕事を始めるとき、「段取り」を考える7つのポイントをご紹介する。
仕事に着手する前に考えることで、漏れやミスを防ぐことができる。

1.いつまでに仕事を始めるか
2.いつまでに終わらせるか
3.どういう順番でやるか
4.どういう方法でやるか
5.コストはいくらかかるか
6.誰とやるか
7.どこでやるか

例えば、
3週間後に顧客への新企画をプレゼンテーションするとすれば、
そのときの理想のゴール、すなわち、
「自分のプレゼンが成功してプロジェクトを受注する」
というシーンを思い描く。

段取りの前に、ゴールを具体的に思い描いて設定することが大切。

イメージしたゴールのために必要なことを書き出す。
何が起こるか、何が必要かを具体的にシミュレーションする。

このシミュレーションの精度を高めていくことが、
段取りスキルをブラッシュアップすることにつながる。

段取り力を高めるために必要なスキルは4つある。

1.メモの習慣

思いつきやアイデアは、素早く書き留めておく。

書くことは、「自分への呼びかけ」であり、
思考を整理したり、アラートになってくれるものである。

2.情報を取捨選択する能力

体系的に情報を整理・分類して、

必要な物を入手する精度とスピードが求められる。

3.対人能力

相手の話を聞く能力、本音を察知する能力は大切である。

関係者との間にトラブルが発生したとき、
仕事を進めるために、相手にお願いを聞いてもらえる…

そのような人間関係を構築する能力が必要となる。

4.プレゼンテーション力

杓子定規の表現や儀礼的な態度だけでは人は動かない。

相手が「なるほど」と思うような表現力や
相手の心にアピールできる力を身につけよう。

4つのスキルに共通するのは、コミュニケーション力である。

仕事は、自分一人で行うものではない。
「段取り力」を高めようとするなら、
自分自身のコミュニケーション能力も改めて見直す必要がある。

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責任者プロフィール
竹村孝宏

中小企業診断士、キャリアコンサルタント、産業カウンセラー。大阪市立大学商学部卒業、豪州ボンド大学大学院経営学修士課程(MBA)修了。
㈱デンソーで企画、営業、人事、中国上海駐在を経験、「低コストプロジェクト」で社長賞を受賞するなど活躍した後、独立。現場での多くの経験をベースにした実践的コミュニケーション、モチベーションアップを軸としたプログラムを提供している。日経クロステックに連載中。著書は、「仕事が速い人は何をしているのか?ビジネスフレームワーク活用法」(セルバ出版)
「30代リーダーのための聞く技術・伝える技術」(中経出版)等、多数。

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