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時間通りに結論を出す会議

時間通りに終わらず、
結論が出ずに、だらだらと続く会議がよくある。

時間内に何も決まらない…
アイデア、意見が出ない…
参加者が無関心…

こんな会議にならないようにする3つの方法をご紹介したい。

1.会議の目的を明確にする

会議には3つの種類がある。

(1)決める会議
(2)情報共有の会議
(3)創造の会議

その会議は、「なんのための会議か」を明確にする必要がある。

複数の参加者が多様な視点で話し合うことで、
得られるものがあってはじめて、会議をする意味がある。

2.時間配分と決め方を合意する

冒頭に、会議の議題を書き出して確認する。

次に発表者一人ひとりの持ち時間を決める。
持ち時間とは、報告と質疑を合わせた時間である。

結論が出る会議にするためには、
どのような決め方をするかが決める必要がある。

会議での決め方は、大きく分けると4つである。

(1)参加者の多数決
(2)責任者(上位者)の判断
(3)評価項目(価格・サービス・品質など)で評価
(4)議論で全員合意

会議の最初、遅くとも中盤までには、
「この会議はどのように決めるか」を確認する必要がある。

最初に、この会議で決めることと時間配分、決め方を認識することで、
会議のペース配分が効果的にできる。

3.発言しやすい雰囲気をつくる

会議の空気は、出だしで決まる。
発言しやすい雰囲気を作るためには、笑顔、傾聴が大切。

重い空気を作っている人がいても、
笑顔をつくり、出席者の話をうなずきながらしっかりと聴く。

{そうですね」「なるほど」と、あいづちを打つだけでも、
話し手の意見やアイデアを積極的に聞く姿勢を示すことができる。

そうすれば、ずいぶんと話しやすい雰囲気をつくれるはずだ。

また、会議の時間配分や決定事項の板書を引き受けるなど、
立って書くだけでも、うまく会議を引っ張ることができる。

ちょっとした工夫で、劇的に会議を変えることができる。
効果的に会議を仕切ることができるはずだ。

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責任者プロフィール
竹村孝宏

中小企業診断士、キャリアコンサルタント、産業カウンセラー。大阪市立大学商学部卒業、豪州ボンド大学大学院経営学修士課程(MBA)修了。
㈱デンソーで企画、営業、人事、中国上海駐在を経験、「低コストプロジェクト」で社長賞を受賞するなど活躍した後、独立。現場での多くの経験をベースにした実践的コミュニケーション、モチベーションアップを軸としたプログラムを提供している。日経クロステックに連載中。著書は、「仕事が速い人は何をしているのか?ビジネスフレームワーク活用法」(セルバ出版)
「30代リーダーのための聞く技術・伝える技術」(中経出版)等、多数。

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