説明上手への第一歩は、
相手の知りたいことをしっかりと把握する、
相手の知りたいことに対して、一番適した内容は何かを判断する、
ことである。
例えば、現状を上司に報告するときには、次の３つのポイントが大切である。
１．相手が求めていることの意図を把握する
例えば、上司が何を知りたくて報告を求めているのか、を把握する。
ビジネスシーンで上司に報告を求められるのは、
大きく分けて「結果」か「状況」のどちらかである。
上司が結果を知りたがっているのであれば、最初に結果を伝える。
理由などは、その後でよい。
状況報告を求められている場合、だらだらと話を続けてはいけない。
上司が状況報告で知りたいのは、通常は以下。
これまでの経緯、
今後の見込み・予定、
トラブルや懸案事項、
できるだけ上司の意図をくみ取り、伝えるべき内容を頭の中で整理して話そう。
２．報告内容を事実と意見・感情に分ける
伝えたいことを「事実」と「意見・感情」に分けることが大切である。
事実 …実際に起きたり存在していることで、だれが判断しても同じ結果になること
意見・感情…だれかが感じたこと、思ったことで、人によって判断の結果が異なること
まず事実をきちんと伝えることが重要である。
事実と意見・感情が入り混じると、
伝えたい内容が異なった受け取り方をされてしまう。
自分がどう考えているのかは、事実を説明した後で伝える。
３．一定の規則にしたがって順番に説明する
聞いている相手が話の流れや全体のイメージをしっかり描けるように伝える。
相手が話の流れをつかみやすくするためには、一定の規則に沿った順番がよい。
まず、過去から未来、未来から過去といった時系列がある。
状況報告の場合でも、時系列に沿って話せば、相手が全体像をイメージしやすい。
時系列で整理して伝えれば、相手が理解しやいたけでなく、漏れなく伝えられる。
時系列以外にも次のようなパターンがある。
空間順列 …空間内の配列の順に沿って説明する
大小順列 …大きさの順に沿って説明する
上司に現状を説明する際には、以上の３つのポイントを意識してみよう。
