あなたは、メールが上手に書けているだろうか。
文字は詰まりすぎていないか、
改行が不自然なところにないか、
文章の流れがスムーズか、
全体のレイアウトを確認してみよう。
視覚的に読みやすくすること。
これが、相手に正確な情報を伝えるための一番簡単な工夫である。
日時や場所、金額など、詳細や複数の条件を提示する時には、文頭を揃え、記号や罫線を使うと見やすくなる。
例えば、新入社員歓迎会の案内のメール。
周知したい情報は、日程、時間、場所、会費、幹事の名前の5点。
あなたならどのように書くだろうか。
■新入社員歓迎会のご案内
——————————–
日付： 2010年4月8日（木曜日）
時間： 19時30分～20時30分
場所： ○○屋 URL：http//www.*******
会費： 4000円（当日徴収）
——————————–
※△△の名前で予約してあります。
こうすれば、一番伝えたい詳細が、前後の文章にまぎれることがない。
時間は24時間で表記する。
メールはいつ開封されるか分からない文字情報ゆえ、誤解を訂正するタイミング
を失いやすいので事前に防ぐ工夫が必要である。
日付と曜日はセットで表記する。
相手にわざわざカレンダーを確認する手間をかけさせずに済む。
ちょっとした配慮で、相手がメールを読み進むのが楽になる。
