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メールで情報を正しく伝える

あなたは、メールが上手に書けているだろうか。

文字は詰まりすぎていないか、
改行が不自然なところにないか、
文章の流れがスムーズか、
全体のレイアウトを確認してみよう。

視覚的に読みやすくすること。

これが、相手に正確な情報を伝えるための一番簡単な工夫である。
日時や場所、金額など、詳細や複数の条件を提示する時には、文頭を揃え、記号や罫線を使うと見やすくなる。

例えば、新入社員歓迎会の案内のメール。
周知したい情報は、日程、時間、場所、会費、幹事の名前の5点。

あなたならどのように書くだろうか。

■新入社員歓迎会のご案内
——————————–
日付: 2010年4月8日(木曜日)
時間: 19時30分~20時30分
場所: ○○屋 URL:http//www.*******
会費: 4000円(当日徴収)
——————————–
※△△の名前で予約してあります。

こうすれば、一番伝えたい詳細が、前後の文章にまぎれることがない。

時間は24時間で表記する。

メールはいつ開封されるか分からない文字情報ゆえ、誤解を訂正するタイミング
を失いやすいので事前に防ぐ工夫が必要である。

日付と曜日はセットで表記する。
相手にわざわざカレンダーを確認する手間をかけさせずに済む。

ちょっとした配慮で、相手がメールを読み進むのが楽になる。

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責任者プロフィール
竹村孝宏

中小企業診断士、キャリアコンサルタント、産業カウンセラー。大阪市立大学商学部卒業、豪州ボンド大学大学院経営学修士課程(MBA)修了。
㈱デンソーで企画、営業、人事、中国上海駐在を経験、「低コストプロジェクト」で社長賞を受賞するなど活躍した後、独立。現場での多くの経験をベースにした実践的コミュニケーション、モチベーションアップを軸としたプログラムを提供している。日経クロステックに連載中。著書は、「仕事が速い人は何をしているのか?ビジネスフレームワーク活用法」(セルバ出版)
「30代リーダーのための聞く技術・伝える技術」(中経出版)等、多数。

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