メールは、伝えたい情報によって単語を選び、適した表現で解釈を促し、見た目を整えてこそ正確に情報を届けることができる。
最終的には、受け手がメールの良し悪しを判断する。
「良いメールだな」
「コミュニケーション力があるな」
と思われたければ、相手との距離感に応じて言葉を使い分けなければならない。
初めて送るメール、久しぶりに送るメール、親しい人に送るメール、年上の人に送るメール、謝りのメール、感謝のメール、それぞれ書き方は異なる。
受け手の感情を想像することが必要なのである。
どんなメールを受け取ったら喜ぶか、
読んで納得してくれるか、
返事を書いてくれるか。
それができると、受け手にとって気持ちの良いメールが書けるようになる。
挨拶文も同じものを使い回していると、「この人はいつも定型文でビジネスライクだな」と思われているかもしれない。
やりとりの回数や、相手との距離感で少しずつ変化させていくことも必要である。
何度もやりとりをしている相手や、気さくなメールを送ってきてくれる人に対して、
「平素は格別のご高配を賜り…」
などの硬い敬語を使うと、この人は私と距離を置きたいのかなと誤解されることもある。
名前を知っているはずなのに毎回、
「○○会社 担当者様」
という書き出しを続ける。
業務上のやりとりとはいえ、これでは相手とコミュニケーションを取ろうとしていないように思われてしまうかもしれない。
相手を思うと良いメールが書ける。
良いメールが書ければ、良いメールが届く。
良いメールが届けば、あなたの印象が良くなった証拠。
メールはあなたを写す鏡。
センスのあるメールを武器にして、ステップアップしよう。
