業務改善とは、
経営計画の目標達成に向けて業務プロセスを最適にしたり、
特定の業務・作業を改善することで効率性を上げることである。
業務改善を行なうときには、
「品質の向上」
「コストの削減」
「時間の効率化」
という３つの観点が重要になる。
また、業務改善は、ただ実施すればよいのではなく、
改善が成功したかを検証することが大切である。
業務改善は、次の５つのステップで進める。
１．業務を可視化する
現在の業務内容の現状を把握して、見えるようにする。
従業員はそれぞれポジションや立場が異なり、発生する問題も異なる。
すでに発生している問題だけではなく、
今後予想される問題に対応するためにも、正確な情報収集が必要である。
２．省力化、自動化を検討する
従業員一人ひとりの仕事量や業務内容を踏まえて、
「ムリ・ムダ・ムラ」がないかを徹底的に検証する。
例えば、
一人で遂行できない量の仕事を抱えている…
業務フローのなかに、不必要な業務が含まれている…
一人で遂行できる業務に、複数人が配置されている…
１つの業務を進めるにあたって、承認者が多すぎる…
すべての業務を社内で行う必要があるかどうかも検証する。
外部に発注しても問題のない業務であれば、アウトソーシングをする方法もある。
ITによる自動化が適用できる分野があるなら、システムの導入や開発を検討する。
３．業務改善のゴールを決定する
業務改善は、事業活動の効率化に必要であるが、
改善すべき点を挙げ続けていると、際限がなくなってしまう。
業務改善を行う前に、
「どのような状態にしたいのか」
「どこまでの水準へ持っていくか」
などの業務改善の目標を設定しておく。
業務改善は、あくまで事業を効率的に推進するための手段である。
４．業務改善のフローを作成する
問題点や改善点を発見したなら、どのように改善していくかを考える。
そのとき、業務改善に向けたフローを作成する。
業務改善は、企業全体で取り組む必要がある場合がほとんど。
一人ひとりが「何を実施すべきか」を理解できるように、
業務改善のフローを用意することが大切である。
５．PDCAを回す
業務改善に向けたフローが完成したら、実行に移す。
PDCAサイクルを回して、業務改善を繰り返すことが大切である。
実行した業務改善がどの程度の成果につながったのかを検証して、
継続して問題と向き合う姿勢が大切である。
業務改善を進めることで、コストの削減だけでなく、
自社の商品・サービスの品質向上につなげることができる。
業務が効率的になるという効果だけではなく、
顧客満足度の向上にもつながるのである。
