仕事を進める上で、タイムロスが大きいのは「仕事の手戻り」である。
上司から指示された仕事が終わり、ようやく提出したにもかかわらず、
イメージしていたものとは違う…
本当はこうして欲しかったんだ…
などと言われて、差し戻された経験はないだろうか。
仕事の依頼者からの指示が明確になっている場合、
依頼主が明確なイメージや答えを持っていない場合、
について、仕事の手戻りを防ぐコツをお伝えする。
１．依頼者の指示が明確な場合
指示を受けたら、まず「5W2H」を確認しよう
Why：なぜ（目的。理由）
What：何を（行動）
When：いつ（期限、期日）
Who：誰が（担当、分担）
Where：どこで（場所、行き先）
How：どのように（方法、手段）
How much：どのくらい（費用、数量）
内容で分からない点があれば「質問」をする。
最後に「復唱」をすることで、
認識のズレをその場で依頼主に修正してもらうことができる。
２．依頼者が明確な答えを持っていない場合
依頼者から、
まずは、試しにつくってみてよ…
君が考えるベストなやり方でいいから…
といった指示を受けることがある。
仕事を頼んだ依頼者が、
「こうして欲しい」といった明確な答えを持っているとは限らない。
指示が漠然としているときには、３つの手順で対処しよう
⑴質問をして依頼主のニーズを訊き出す
質問をされると、依頼者の方も「見えていなかった自分の要望や考え」に気づく。
⑵依頼者の要望を見える化する
依頼者の要望を、簡単な図やイラストにまとめて依頼者に見せる。
それを見た依頼者は、「もっとこうして欲しい」という自分の要望に気づく。
⑶要望を共有化する
依頼者から、具体的な要望を話してもらう。
ここで、お互いの認識が間違っていれば修正して共有していく。
依頼者の指示を正確に把握することで、仕事の手戻りを防ぎ、
生産性を高めるタイムマネジメントを実践していこう。
