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仕事の手戻りをなくすコツ

仕事を進める上で、タイムロスが大きいのは「仕事の手戻り」である。

上司から指示された仕事が終わり、ようやく提出したにもかかわらず、

イメージしていたものとは違う…
本当はこうして欲しかったんだ…

などと言われて、差し戻された経験はないだろうか。

仕事の依頼者からの指示が明確になっている場合、

依頼主が明確なイメージや答えを持っていない場合、
について、仕事の手戻りを防ぐコツをお伝えする。

1.依頼者の指示が明確な場合

指示を受けたら、まず「5W2H」を確認しよう

Why:なぜ(目的。理由)

What:何を(行動)

When:いつ(期限、期日)

Who:誰が(担当、分担)

Where:どこで(場所、行き先)

How:どのように(方法、手段)

How much:どのくらい(費用、数量)

内容で分からない点があれば「質問」をする。

最後に「復唱」をすることで、

認識のズレをその場で依頼主に修正してもらうことができる。

2.依頼者が明確な答えを持っていない場合

依頼者から、

まずは、試しにつくってみてよ…

君が考えるベストなやり方でいいから…

といった指示を受けることがある。

仕事を頼んだ依頼者が、

「こうして欲しい」といった明確な答えを持っているとは限らない。

指示が漠然としているときには、3つの手順で対処しよう

⑴質問をして依頼主のニーズを訊き出す

質問をされると、依頼者の方も「見えていなかった自分の要望や考え」に気づく。

⑵依頼者の要望を見える化する

依頼者の要望を、簡単な図やイラストにまとめて依頼者に見せる。

それを見た依頼者は、「もっとこうして欲しい」という自分の要望に気づく。

⑶要望を共有化する

依頼者から、具体的な要望を話してもらう。

ここで、お互いの認識が間違っていれば修正して共有していく。

依頼者の指示を正確に把握することで、仕事の手戻りを防ぎ、

生産性を高めるタイムマネジメントを実践していこう。

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責任者プロフィール
竹村孝宏

中小企業診断士、キャリアコンサルタント、産業カウンセラー。大阪市立大学商学部卒業、豪州ボンド大学大学院経営学修士課程(MBA)修了。
㈱デンソーで企画、営業、人事、中国上海駐在を経験、「低コストプロジェクト」で社長賞を受賞するなど活躍した後、独立。現場での多くの経験をベースにした実践的コミュニケーション、モチベーションアップを軸としたプログラムを提供している。日経クロステックに連載中。著書は、「仕事が速い人は何をしているのか?ビジネスフレームワーク活用法」(セルバ出版)
「30代リーダーのための聞く技術・伝える技術」(中経出版)等、多数。

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