ビジネスにおいては、上司、同僚、部下、お客さまなどに、
仕事の状況や自分の意見を伝えなければならない場面が多くある。
わかりやすく伝えるための最も大切な話し方のコツはたった1つ。
最初に結論を伝えること。
結論を最初に伝えることで、相手は最初に話の主旨を把握できる。
そのあとの話を、安心して聞くことができる。
「結論」からではなく、「経過」から話している場合は、わかりにくい。
上司に、仕事の進捗報告を報告する場合、
「課長、プロジェクトの進捗状況ですが・・・
実は、先週トラブルがあり、対応に追われていたので、
それで、スケジュールが遅れ気味になっていたのですが、
急いで対応した結果、現在は落ち着き、
今は、スケジュール通り順調に進んでいます」
「結論」からではなく、「経過」から話している。
これでは、言いたいことが伝わりにくい。
「それで、結論は何？」と、話をさえぎりたくなる。
「課長、プロジェクトの進捗ですが・・・
結論から言えば、スケジュール通り順調に進んでいます。
実は、先週トラブルがあり、対応に追われていました。
それで、スケジュールが遅れ気味になっていたのですが、
急いで対応した結果、現在は落ち着いています。」
最初に、「順調だ」ということが分かるため、安心して聞ける。
話し手が、「結論から先に伝えよう」と意識することは、
頭の中で、「一言で言うと、何を伝えたいのか」
を整理することになる。
すなわち、話す前に内容を整理するので、話の内容もわかりやすくなる。
メールや報告書など、文章で意見を伝えるときも同様である。
文章を書くときにも結論を先に伝える。
「何を言いたいのか」をはっきりさせることで、文章も書きやすくなる。
「最初に結論を伝える」ことを意識するだけで、
話のわかりやすさが格段に変わるはずだ。
