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会議が5分遅れると生産性は8%落ちる

個人にとって、「時間管理」はもちろん大切だ。
組織にとっては、生産性向上のための重要なファクターである。

ホワイトカラーの生産性は、一般的にまだ多くのムダがあるといわれている。

時間に対する感覚は、個人以上に組織のほうがルーズであり、
それが莫大な損失につながっている。

例えば、会議を考えてみよう。

ほとんどの会議において、参加人数が7人を超えると、
1人増えるごとに生産性が10%下がるといわれている。

17人いれば、生産性「ゼロ」ということだ。

単に情報共有の会議ならばいいかもしれないが、
意思決定の場では、非効率である。

また、あるベンチャー企業で、組織の規模が急拡大したため、
これまで週1回行っていたマネジメント会議を月に1回とし、
土曜日にまとめて4時間行うことにした。

参加メンバーは20人以上となり、ひとりの持ち時間は10分程度。

そのうち4時間では足りなくなり、5時間、6時間と会議時間が増えていった。

さらに、意思決定のスピードが週1回から月1回のペースに落ちた。
決定されない案件が、次の会議まで保留されるようになった。

決めるべき案件が1ヶ月も先送りされるようになってしまったのだ。

そこで、会議のペースを週1回に戻し、参加人数も6人に絞り込んだ。
議題も「何を決めるか」ではなく、「次にすべきこと」という未来志向に変えた。
長期的な方針討議の会議は別に設けるようにした。

その結果、ようやく組織のスピードは元に戻ったという。

カネのムダ遣いには目を光らせるのに、時間のムダ使いには無頓着な組織が多い。

参加者が全員揃わないために、会議の開始時間がいつも遅れるようなことがないだろうか。

1時間の会議で、始まりが5分遅れれば、生産性は8%下がることになる。

もし工場の生産性が8%下がったり、コスト削減が8%滞ったりするととどうだろうか。
会社としての一大事となるはずだ。

にもかかわらず、時間については、大きなロスが平気で許容されている。

組織としての大きな無駄が、個々人の時間も奪ってしまう。

それが顧客対応時間の減少を招き、業績低下につながっているとしたら、
あまりにもったいない話である。

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責任者プロフィール
竹村孝宏

中小企業診断士、キャリアコンサルタント、産業カウンセラー。大阪市立大学商学部卒業、豪州ボンド大学大学院経営学修士課程(MBA)修了。
㈱デンソーで企画、営業、人事、中国上海駐在を経験、「低コストプロジェクト」で社長賞を受賞するなど活躍した後、独立。現場での多くの経験をベースにした実践的コミュニケーション、モチベーションアップを軸としたプログラムを提供している。日経クロステックに連載中。著書は、「仕事が速い人は何をしているのか?ビジネスフレームワーク活用法」(セルバ出版)
「30代リーダーのための聞く技術・伝える技術」(中経出版)等、多数。

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