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時間管理のマトリックス

時間管理のマトリックスとは、縦軸に重要性、横軸に緊急性をとり、
日々の行動を4つに区分したものである。

スティーブン・R・コヴィー著「7つの習慣」で、第3の習慣として紹介されている。

第一領域…必須:緊急性も重要性も高い
第二領域…価値:緊急性は低いが重要性は高い
第三領域…錯覚:緊急性は高いが重要性は低い
第四領域…無駄:緊急性も重要性も低い

第一領域には、

「締め切りがある仕事」、「クレーム処理」、「病気や災害、事故対応」、「重要な会議」、
など、緊急で重要な作業があてはまる。


第二領域には、

「自分のスキルをあげる作業」、「人間関係作り」、「計画や準備」、「健康維持」、
など、重要であるが緊急性がないことが入る。


第三領域には、

「無意味な電話やメールへの対応」、「突然の来訪」、「無意味な接待や付き合い」、
など、緊急性はあるが、重要ではないことがあてはまる。


第四領域には、

「暇つぶし」、「長時間の必要以上の息抜き」、「だらだらとした長電話」、
などの緊急性もなければ重要性もないようなことである。

時間管理のマトリックスにあてはめると、
あらゆる行動は、「緊急性」と「重要性」によって4つの領域に分けることができる。

この4つの領域のうち、本来最も時間を割きたいのが、「第二の領域」である。
ここは、ついつい後回しになりがちな、自己投資の領域である。

この領域に費やす時間をいかに多く確保し、その活動に集中できるか、
が成果を出せる人になるためには、必須である。

第二の領域に費やす時間を増やすためには、2つのアクションが必要。

1、重要ではない第三・第四領域の中で捨てられるモノを捨てる

特に第三領域は人間関係の領域でもあり、
断わるのが苦手な人は、この領域に費やす時間が増える傾向がある。

2、第一の領域=成果の領域(ストレスの領域)を効率化する

この領域は、成果の領域でありストレスの領域でもある。
緊急かつ重要であるゆえに、期限のあるタスク処理に追われがちである。
そして、振り回されて疲れ果てる。

また、第一領域が多ければ多いほど、ストレス解消のための第四の領域に跳ね返る。
そのために、さらに時間が減るという悪循環になる。

上記の1,2のステップをおこなえば、
スムーズに第二の領域に費やす時間を増やすことができる。

さらに、第二の領域に時間を投資することで、問題の抜本的解決や効率化ができ、
第一の領域を減らせる好循環になっていくはずだ。

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責任者プロフィール
竹村孝宏

中小企業診断士、キャリアコンサルタント、産業カウンセラー。大阪市立大学商学部卒業、豪州ボンド大学大学院経営学修士課程(MBA)修了。
㈱デンソーで企画、営業、人事、中国上海駐在を経験、「低コストプロジェクト」で社長賞を受賞するなど活躍した後、独立。現場での多くの経験をベースにした実践的コミュニケーション、モチベーションアップを軸としたプログラムを提供している。日経クロステックに連載中。著書は、「仕事が速い人は何をしているのか?ビジネスフレームワーク活用法」(セルバ出版)
「30代リーダーのための聞く技術・伝える技術」(中経出版)等、多数。

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