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1日の仕事の優先順位をつける方法

仕事が溜まって、何から手をつけていいかわからない…
他の作業が気になってやるべきことが進まない…

ついつい、やるべきでない作業に時間をかけてしまっている、
ということはないだろうか。

1日の仕事の優先順位をつけるためには5つのステップがある。

1.寝る前に明日のToDoリストをつくる

2.ToDoリストで優先順位の高い順番に番号を振る

3.簡単に終わる作業から始める

4.重めの作業(頭と神経を使う作業)に取り組む

5.午後は頭を使わなくてもできる仕事をする

1.寝る前に明日のToDoリストをつくる

まず寝る前に翌日の「ToDo」をシンプルに箇条書きで書き出す。

〇〇の資料をまとめる…

〇〇さんに電話する…

頭の中で考えるだけでなく、紙に書き出すのがポイント。

寝る前のリラックスした状態で翌日やることをまとめるだけで、

次の日のやる気が大きく変わる。

自分の「ToDo」を見えるようにしておくことで、

書いてあることをやればいいだけの状態になり「選択のストレス」が減る。

2.ToDoリストで優先順位の高い順番に番号を振る

1日単位で仕事の優先順位を決める場合のポイントは3つ。

・重要かつ緊急なことを最優先する。

・最初に小さなタスクを完了させてやる気を高める。

・頭と神経を使わない仕事は午後に持ってくる

「重要だが緊急度の低い」作業は、
「緊急度の高い」作業に時間をとられて、手付かずになってしまいがち。

でも人生にとって本当に大切なのは、
「重要だが緊急度の低い」作業をいかに日々に取り入れるかである。

そのためには、デッドライン(期限)を決めてしまうことである。

やるべき時間を決めることで行動しやすくなる。

3.簡単に終わる作業から始める

やる気が出ない場合は、
小さな作業をまず完了させてやる気を上げる。

基本は前日につけた優先順位を守るが、

クルマのエンジンを温めるように、すぐ終わる小さな作業から入るのがよい。

まずは小さい作業を処理することで、1つ完了したという感覚が得られ、

仕事へのモチベーションを高めることができる。

4.重めの作業(頭と神経を使う作業)に取り組む

小さな作業をこなしてやる気が出てきたら、

次に、頭と神経を使う重めの作業にとりかかる。

新しい企画を考えたり、アイデアを出すような作業は脳を酷使するので、

軽めの仕事をしてアタマを温めてからのほうが、回転して作業が進みやすい。

基本的にアタマは午前中の方がフレッシュして作業効率がいいので、

小さな作業は早めに終わらせて、重めの作業に取り掛かろう。

5.午後は頭を使わなくてもできる仕事をする

なるべく1日の早い時間に重めの作業を終わらせておき、

午後はなるべく頭を使わなくてもいい仕事をする。

1日の作業の優先順位をつけて、

毎日気持ちよく、効率的に仕事を処理する習慣をぜひ実現しよう。

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責任者プロフィール
竹村孝宏

中小企業診断士、キャリアコンサルタント、産業カウンセラー。大阪市立大学商学部卒業、豪州ボンド大学大学院経営学修士課程(MBA)修了。
㈱デンソーで企画、営業、人事、中国上海駐在を経験、「低コストプロジェクト」で社長賞を受賞するなど活躍した後、独立。現場での多くの経験をベースにした実践的コミュニケーション、モチベーションアップを軸としたプログラムを提供している。日経クロステックに連載中。著書は、「仕事が速い人は何をしているのか?ビジネスフレームワーク活用法」(セルバ出版)
「30代リーダーのための聞く技術・伝える技術」(中経出版)等、多数。

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