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ムダな時間を費やさない会議

不毛な議論が続いてイライラ…

時間をかけても何も決まらない…

会議なんて、そもそも時間のムダ!
と感じたことはないだろうか。

会議は本来、組織に必要不可欠なものである。
優秀な組織であるほど必須のものである。

優れた組織は、各部門に属する人材の専門性が高くなる。
開発、調達、営業など、
それぞれの分野に知識やスキルを極めた精鋭が揃うほど、
組織の戦力は強くなる。

一方で分業化が進み、部門にまたがる大きな問題の解決が難しくなる。
これは専門化のための分業が進んだ優れた組織ほど顕著になる。

そんなときに効力を発揮するのが会議である。
専門家を集め、それぞれの専門家が知恵を出し合うことで、
大きな問題の解決を図ることができる。

会議をムダと感じるのは、
解決すべき問題は存在するものの、
会議の仕方が間違っていることが原因である。

有効な会議にするためには、4つのポイントがある。

1.明確な目的設定

会議を開く目的は「問題解決に向けて結論を出すこと」である。
主催者はまず、
何を解決しようとしているのか、を再確認する必要がある。
目的が曖昧なまま、惰性で開催されていることはないだろうか。
特に定例会議と名のつく会議がその代表格である。

そのようなときには、
「so what?(どうしたいのか?)」を自らに5回問い掛ける方法がよい。

そうすることで、会議の目的がブラッシュアップできる。

2.目的と議題の一致

目的を正しく設定できたら、主催者が具体的な議題を設定する。

参加者から議題募集をすると、
目的に合わない議題が紛れ込んでしまうことがある。

問題設定をして召集をかけた以上、それに沿った議題を立てるのが
主催者の役割である。

3.議題と資料の一致

会議で使う資料の役割は、
参加者の専門知識や見解を引き出すことある。
資料作成者が結論を決めてしまって、
自分の考えを押しつけるものになってはいけない。

論点は「良い方法は何か」というオープンクエスチョンにするとよい。

そうすれば、自ずと解決案の選択も複数となる。

解決案の選択肢は具体性を持たせて、議論の余地のある表現にしよう。

4.議題と参加者の一致

会議の参加メンバーの選定基準は、解決策を出せる人である。
その問題に関する情報、経験、知識を持つ人を選ばなければならない。

立場や職位を基準で考えるのではない。

正しい会議が行われれば、これぼど有効な解決手法はない。

問題解決の強力な武器へと変貌するはずだ。

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責任者プロフィール
竹村孝宏

中小企業診断士、キャリアコンサルタント、産業カウンセラー。大阪市立大学商学部卒業、豪州ボンド大学大学院経営学修士課程(MBA)修了。
㈱デンソーで企画、営業、人事、中国上海駐在を経験、「低コストプロジェクト」で社長賞を受賞するなど活躍した後、独立。現場での多くの経験をベースにした実践的コミュニケーション、モチベーションアップを軸としたプログラムを提供している。日経クロステックに連載中。著書は、「仕事が速い人は何をしているのか?ビジネスフレームワーク活用法」(セルバ出版)
「30代リーダーのための聞く技術・伝える技術」(中経出版)等、多数。

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