不毛な議論が続いてイライラ…
時間をかけても何も決まらない…
会議なんて、そもそも時間のムダ！
と感じたことはないだろうか。
会議は本来、組織に必要不可欠なものである。
優秀な組織であるほど必須のものである。
優れた組織は、各部門に属する人材の専門性が高くなる。
開発、調達、営業など、
それぞれの分野に知識やスキルを極めた精鋭が揃うほど、
組織の戦力は強くなる。
一方で分業化が進み、部門にまたがる大きな問題の解決が難しくなる。
これは専門化のための分業が進んだ優れた組織ほど顕著になる。
そんなときに効力を発揮するのが会議である。
専門家を集め、それぞれの専門家が知恵を出し合うことで、
大きな問題の解決を図ることができる。
会議をムダと感じるのは、
解決すべき問題は存在するものの、
会議の仕方が間違っていることが原因である。
有効な会議にするためには、４つのポイントがある。
１．明確な目的設定
会議を開く目的は「問題解決に向けて結論を出すこと」である。
主催者はまず、
何を解決しようとしているのか、を再確認する必要がある。
目的が曖昧なまま、惰性で開催されていることはないだろうか。
特に定例会議と名のつく会議がその代表格である。
そのようなときには、
「so what?（どうしたいのか？）」を自らに5回問い掛ける方法がよい。
そうすることで、会議の目的がブラッシュアップできる。
２．目的と議題の一致
目的を正しく設定できたら、主催者が具体的な議題を設定する。
参加者から議題募集をすると、
目的に合わない議題が紛れ込んでしまうことがある。
問題設定をして召集をかけた以上、それに沿った議題を立てるのが
主催者の役割である。
３．議題と資料の一致
会議で使う資料の役割は、
参加者の専門知識や見解を引き出すことある。
資料作成者が結論を決めてしまって、
自分の考えを押しつけるものになってはいけない。
論点は「良い方法は何か」というオープンクエスチョンにするとよい。
そうすれば、自ずと解決案の選択も複数となる。
解決案の選択肢は具体性を持たせて、議論の余地のある表現にしよう。
４．議題と参加者の一致
会議の参加メンバーの選定基準は、解決策を出せる人である。
その問題に関する情報、経験、知識を持つ人を選ばなければならない。
立場や職位を基準で考えるのではない。
正しい会議が行われれば、これぼど有効な解決手法はない。
問題解決の強力な武器へと変貌するはずだ。
