ちゃんとスケジュールを組んでいたはずなのに、
雑務に追われて、気がつけばあれもこれも期限ぎりぎり…
どうしてこんなに時間に余裕がないのだろう…
と感じることはないだろうか。
効率よく仕事を進めるためには、
今かかえている仕事を整理し、やるべきことを明確にする必要がある。
これがタイムマネジネント力である。
たいていは、ひとつのタスクをこなしているのではなく、
いくつものタスクを並行して行っている。
想定外の仕事が急に入ったり、
予定していた仕事がキャンセルになったりすることもあるはず。
そんな場合でも、仕事の整理をして全体像をつかんでおけば、
焦ることなく対処することができる。
タイムマネジメントは、次の３つを整理して管理することが大切である。
１．アポイントメント：会議や打ち合わせなど時間が決まっている仕事
２．タスク：デスクワークなど時間が自由な仕事
３．リソース：２つの時間に使える時間
１. アポイントメント
開始時刻だけでなく、終了時刻も明確にする。
会議や打ち合わせにかかる時間を可視化することで、
次の予定が立てやすくなる。
そのときには、発生するタスクをすべて洗い出す。
例えば、
商談のための書類作成、
会議のための事前準備、
会議後の議事録作成、
までを、すべて明確にする必要がある。
２．タスク
(１)やるべきことはすべてToDoリストに書く
手帳やパソコンなどのツールを活用して、
関わっている仕事が一目でわかるようにしておく。
新しいアポイントメントやタスクが発生したときは、
すぐに書く習慣をつける。
(2)締切ではなくタスク実行日を決める
「いつまでに」という締切ではなく、
「いつやるか」という実行日を意識してスケジュール管理をする。
タスクに関しては、緊急度・重要度で優先順位をつける。
突発的なタスクが発生したときには、
どのタスクを優先させるべきなのか、を瞬時に判断する必要がある。
(3)優先度の高いタスクは午前中に片づける
午前中は、ストレスや疲労がないため、
記憶力や思考力が高まり、集中しやすい。
重要な書類などは午前中にまとめてしまうのがよい。
(4)難易度の低いタスクからスタートさせる
なかなか仕事に取りかかれないときは、
難易度の低いタスクからスタートしてみる。
難易度が低いものであれば、いくつかをまとめて片づけることができる。
その達成感によって、自らに「仕事エンジン」をかけることができる。
(5)すぐにできることを先のばしにしない
「出張報告書」や「会議の議事録」などは、発生頻度が高く、
ため込んでしまうと後々大変になる。
このようなタスクはいつでもできるからと後回しにせず、
発生したその場で片づけるのがよい。
５分以内で終わるようなタスクなども、すぐに終わらせる習慣をつけたい。
３．リソース
リソースを活用してタイムマネジメントをしていくためには、
無理のないスケジュール作成が大切である。
ToDoリストを確認して、自分の許容範囲を超えていると判断した場合は、
「ほかの人に頼む」「タスク実行日をずらす」などを考える。
タイムマネジメントとは、やるべきことの整理をすること。
ぜひ実践していきたい。
