どんなに誤解を防ぐ工夫をしても、自分の認識とメールを受けた相手の認識が違ったために、言葉の意味の取り違いで、トラブルになる場合がある。
抽象的な言葉や人によって理解が異なる言葉は、互いが同じ意味で理解できるよう具体的な表現に変えて提示するようにしよう。
例えば、以下。
朝イチ→朝9時
今週中→金曜日18時
なるべく早く→２日以内
同じ意味でも、言い方ひとつで好印象に変わる場合がある。
特にネガティブな内容こそ、ポジティブな表現に言い換えることで、相手の受け取り方も和らぐ。
そうすれば、気持ちよく、やりとりができる。
また、直接すぎる言い回しも注意が必要である。
例えば、以下。
A案でいいです→A案がいいです
納得できません→承知いたしかねます
できません→厳しい状況です
なかったことにしたい→白紙に戻したい
ミス→不手際
自分の意見を主張して直球的な言い方をしてしまうと、互いの関係にも悪影響を与えてしまう場合がある。
メールライティングでは、こちらがちょっと言葉の言い回しに気を遣うだけで相手の理解度はグッとアップする。
言葉を正しく選ぶスキルを身に付けることは、情報を正しく届けることになるのである。
