メールで、「拝啓・敬具」や「遺憾です」「幸甚です」といった手紙文の形式を受け取ると、なんとなく違和感がないだろうか。
メールは、ビジネス文書と話し言葉の中間的な表現で書くと、自然な印象になる。
文章が堅苦しくならないようにするためは、「漢字表記」と「ひらがな表記」の使い分けがポイントだ。
例えば、以下のような言葉である。
「例えば」と「たとえば」
「出来る」と「できる」
「宜しく」と「よろしく」
「御礼」と「お礼」
「頂きます」と「いただきます」
「様」と「さま」
「今」と「いま」
「1つ」と「ひとつ」
「～の様に」と「～のように」
「～の為」と「～のため」
「良い」と「よい」
メールライティングのルールとしては、実はどちらでもOK。
ここで守りたいのは、同じメールの中では使う言葉は統一するということである。
「出来る」と「できる」を混在させずに、どちらかに統一する。
混在していると、読み手は無意識に違和感を抱き、文章にセンスが感じられなくなる。
メールでは、難しい漢字はひらがなを使って読みやすくしたい。
「宜しくお願いします」より「よろしくお願いします」のほうがやわらかい。
敬称では「様」を使うのが一般的。
しかし、敬称以外の「皆さま」「お客さま」「お世話さま」などはひらがなで書くほうが、やわらかい印象になる。
とはいえ、ひらがなばかりでも読みにくく幼稚な感じになってしまう。
ビジネスパーソンとしてのご自分のイメージを反映したバランスを考えて表記するようにしたい。
