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業務改善を進める3つのコツ

職場の業務改善が進まない原因は、3つに分類できる。

1.気がつかない

日々作業をこなすだけ…

もっと良くしようと思わない…

現状に疑問を持たない…
考えなければ、問題は存在しない。
問題が存在しないから、改善のアイデアが出ないのである。

2.やりたくない

余計なことはしたくない…

そこまでの給料をもらっていない…

建設的な意見をもっていない…
余計な仕事を押し付けられたくない気持ちになりがち。
問題があっても、先送りをしてしまうのである。

3.他人のせいにする

自分は被害者だ…
○○が問題の原因、それさえ治れば…
自分には関係ない…
問題への当事者意識がない。
自分に責任を押し付けられたくないのである。
改善を妨げる要因に対処する3つのコツをご紹介する。

1.業務の見える化

現場でどのような業務が発生するのか、棚卸をしてすべての業務を洗い出す。
日常的に行っている業務だけでなく、
イレギュラー的に発生する業務についても洗い出しておく。
①業務の種類、➁担当者、③発生頻度、④難易度、など、
の項目で業務を分類していくことが大切である。

2.優先順位をつける

率先して改善に取り組むべき業務を明確にするため、優先順位をつける。

順位づけは、業務の棚卸時に整理した分類情報をもとに行うことで、

スムーズに進めることができる。
「無くす」「減らす」「変える」の視点でで改善案を出していく。
各改善案には、「改善の難易度」と「改善後の効果」の評価を盛り込む。
✓改善の難易度:費用、時間、手間など改善にかかるトータルコスト
✓改善後の効果:コスト削減、時間短縮など改善によって得られる効果

3.マニュアル化する

改善した業務をマニュアル化することで、担当者ごとのムラを排除できる。

こうすることで、業務改善効果を全社的に反映させることが可能になる。
できれば、業務改善の方法もマニュアル化しておくことが有効である。
従業員が主体的に業務改善を行い、評価する環境を整えることで、
業務改善を促進させることができる。
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責任者プロフィール
竹村孝宏

中小企業診断士、キャリアコンサルタント、産業カウンセラー。大阪市立大学商学部卒業、豪州ボンド大学大学院経営学修士課程(MBA)修了。
㈱デンソーで企画、営業、人事、中国上海駐在を経験、「低コストプロジェクト」で社長賞を受賞するなど活躍した後、独立。現場での多くの経験をベースにした実践的コミュニケーション、モチベーションアップを軸としたプログラムを提供している。日経クロステックに連載中。著書は、「仕事が速い人は何をしているのか?ビジネスフレームワーク活用法」(セルバ出版)
「30代リーダーのための聞く技術・伝える技術」(中経出版)等、多数。

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